Usos estándar de rutina que se aplican a los sistemas de registros de la NCUA

Si un determinado registro en un sistema de registros indica una violación o potencial violación de una ley civil o penal, o de una regulación, sea que dicha violación se evidencie por lo estipulado en el estatuto general o en el estatuto de un determinado programa, o en una regulación, norma u ordenanza, los registros relevantes del sistema de registros podrán ser divulgados, para lo que se considera un uso de rutina de los mismos, a la agencia pertinente, sea federal, estatal, local o extranjera, encargada de investigar o procesar judicialmente dicha violación, o autorizada para dar fuerza ejecutoria o implementar el mencionado estatuto, norma, regulación u ordenanza expedidos con arreglo a los mismos.
Un determinado registro contenido en un sistema de registros puede divulgarse, de ser necesario y para lo que se considera un uso de rutina, a cualquier agencia federal, estatal o local que tenga en su poder información relevante para el cumplimiento de leyes civiles, penales o de otro tipo, o cualquier otro tipo de información pertinente, como por ejemplo licencias vigentes, a fin de que dicha agencia pueda acceder a datos relevantes para la contratación o retención de un empleado, el otorgamiento de autorización de seguridad, la adjudicación de un contrato o la emisión de una licencia, de una subvención o de cualquier otro beneficio.
Un determinado registro contenido en un sistema de registros puede divulgarse, para lo que se considera un uso de rutina, a cualquier agencia federal en respuesta a su solicitud, por asuntos relativos a la contratación o retención de un empleado, el otorgamiento de una autorización de seguridad, el informe sobre una investigación a un determinado empleado, la adjudicación de un contrato o la emisión de una licencia, de una subvención o de cualquier otro beneficio por parte de la agencia solicitante, siempre y cuando dicha información sea relevante y necesaria para que la agencia solicitante tome una decisión en el asunto que le concierne.
Un determinado registro contenido en un sistema de registros puede divulgarse, para lo que se considera un uso de rutina, a un revisor autorizado de apelaciones y quejas, a un revisor de quejas formales, a un investigador de asuntos relativos a la igualdad de oportunidades de empleo, a un árbitro o a cualquier otro funcionario debidamente autorizado que esté a cargo de una investigación o un acuerdo relacionados con una queja, demanda o apelación presentada por un empleado. Además, se podrá divulgar un registro contenido en cualquier sistema de registros, para lo que se considera un uso de rutina, a la Oficina de Administración del Personal atendiendo a la responsabilidad que la agencia tiene de evaluar y supervisar la administración de personal federal.
Un determinado registro contenido en un sistema de registros puede divulgarse, para lo que se considera un uso de rutina, a dirigentes y empleados de una agencia federal a los fines de una auditoría.
Un determinado registro contenido en un sistema de registros puede divulgarse, para lo que se considera un uso de rutina, a un congresista o a un miembro del personal del Congreso en respuesta a una indagación por parte de la oficina del Congreso efectuada a solicitud del individuo a quien se refiere el registro en cuestión.
Un determinado registro contenido en un sistema de registros puede divulgarse, para lo que se considera un uso de rutina, a dirigentes y empleados de la Administración de Servicios Generales (GSA) en conexión con servicios administrativos proporcionados por la agencia, de conformidad con la GSA.
Los registros contenidos en un sistema de registros podrán ser divulgados, para lo que se considera un uso de rutina, al Departamento de Justicia, cuando: (a) la NCUA, o cualquiera de sus componentes o empleados en ejercicio de sus funciones oficiales, sea parte interviniente en un juicio; o (b) un empleado de la NCUA, como individuo, sea parte interviniente en un litigio y el Departamento de Justicia decida representarlo; o (c) Estados Unidos sea parte interviniente en un litigio que, según la NCUA, pueda afectar a la agencia o a cualquiera de sus componentes, sea parte interviniente de un litigio o tenga algún interés en dicho litigio y la NCUA determine que el uso de los mencionados registros es relevante y necesario para llevar adelante el litigio, siempre y cuando, en cada caso, la NCUA determine que la divulgación de los registros al Departamento de Justicia conlleva un uso de la información contenida en los registros que es compatible con el objetivo para el cual dichos registros fueron recopilados.
Los registros contenidos en un sistema de registros podrán ser divulgados, para lo que se considera un uso de rutina, en el marco de un juicio, ante un tribunal o ente adjudicativo frente al cual la NCUA tenga autorización de comparecer (a) en los casos en que la NCUA o cualquiera de sus componentes o empleados estén desempeñando sus roles oficiales; (b) en los casos en que la NCUA o cualquier empleado de la NCUA, como individuo, acepta representar al empleado; o (c) cuando la NCUA determine que un litigio puede afectar a la agencia o a cualquiera de sus componentes, sea parte interviniente en un litigio o tenga algún interés en dicho litigio y decida que el uso de los mencionados registros es relevante y necesario para llevar adelante el litigio, siempre y cuando, en cada caso, la NCUA determine que la divulgación de los registros al Departamento de Justicia conlleva un uso de la información contenida en los registros que es compatible con el objetivo para el cual dichos registros fueron recopilados.
Un registro de un sistema de registros puede ser divulgado a contratistas, peritos, consultores y sus representantes y demás personas que ejecuten un contrato, un servicio, acuerdo cooperativo u otra asignación de la NCUA en caso de ser necesario cumplir una función de la agencia o administrar un programa de beneficios para empleados. Las personas que brindan información según este uso de rutina quedan sujetos a los mismos requisitos y limitaciones de la ley de privacidad en caso de divulgación aplicable a los empleados de la NCUA:
Un registro de un sistema de registros puede ser divulgado a las agencias, entidades y personas adecuadas cuando (1) la NCUA sospecha o haya confirmado que la seguridad o confidencialidad de la información de un sistema de registros se haya visto comprometida; (2) la NCUA haya determinado que como resultado del hecho que se sospecha o se confirma, existe un riesgo de daño a los intereses económicos o sobre los bienes, robo de identidad o fraude, o daño a la seguridad o integridad de este sistema u otros sistemas o programas (ya sean mantenidos por la NCUA y otra agencia o entidad) que se basan en la información en riesgo; y (3) la divulgación hecha a las agencias, entidades y personas sea razonablemente necesaria para colaborar en relación con los esfuerzos de la NCUA para solucionar el hecho que se sospecha o se ha confirmado y evitar, minimizar o solucionar ese daño.
Un registro de un sistema de registros puede ser compartido con la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) en relación con la revisión de la legislación de ayuda privada según lo establecido en la Circular A-19 de OMB en cualquier etapa del proceso de seguridad y coordinación legislativa según se establece en la circular.
Para otra entidad o agencia federal, cuando la NCUA determina que la información de este sistema de registros es razonablemente necesario para asistir a la entidad o agencia destinataria para (1) responder a una violación supuesta o confirmada o (2) prevenir, minimizar o solucionar el riesgo de daños a personas, la entidad o agencia destinataria (que incluye sus sistemas de información, programas y operaciones), el gobierno federal o la seguridad nacional, consecuencia de una violación supuesta o confirmada.