1 ¿Cómo respondo a la solicitud de transferencia electrónica de datos de la NCUA?
El personal de la NCUA usará la función Mail Express de Microsoft Outlook para solicitar documentos electrónicos con PII. El personal de la NCUA y las cooperativas también pueden usar esta herramienta para enviar y recibir otros documentos sin PII.
La primera solicitud que envíe el examinador requerirá que el destinatario verifique su email y cree una contraseña. Cuando el destinatario haga clic en el enlace, se le pedirá que cree una cuenta. Una vez que el destinatario tenga una cuenta, podrá enviar documentos al examinador pulsando los enlaces «Responder» o «Responder a todos».
Los procedimientos detallados para crear una cuenta y cargar documentos se adjuntan al correo electrónico de presentación que el personal de la NCUA le enviará la primera vez que utilice este portal.
2 ¿Qué pasa si tengo que entregar documentos adicionales a la NCUA una vez caducado el enlace?
Los usuarios externos podrán cargar documentos con el mismo enlace de correo durante 14 días desde el envío de la solicitud inicial. Si necesita cargar más documentos una vez transcurridos los 14 días, el personal de la NCUA le enviará una nueva solicitud con un enlace nuevo. Este enlace estará disponible durante 14 días. El personal de la NCUA solo solicitará subir documentos cuando sea necesario.
3 ¿Qué pasa si los archivos superan el tamaño o tamaño máximo?
El portal permite cargar hasta 50 archivos individuales a la vez. Sin embargo, una vez subido, la cooperativa puede usar el mismo enlace para subir más documentos.
El tamaño máximo total de archivo por carga es de 5 GB. Si los documentos, en conjunto, superan la 5G, la cooperativa puede usar el mismo enlace para cargar más documentos.
Tenga en cuenta que si los archivos se «comprimen» en un archivo WinZip, solo contarán como un (1) archivo del límite de 50 y su tamaño se comprimirá. Además, los archivos WinZip se pueden cifrar y proporcionan una capa de protección adicional una vez que se descargan y almacenan en el portátil.
4 Si hay varios puntos de contacto de una cooperativa de ahorro y crédito que deben entregar archivos a la NCUA, ¿qué debo hacer?
El empleado o examinador de la NCUA puede incluir todos los puntos de contacto de la cooperativa de ahorro y crédito que proporcionarán datos al enviar la solicitud por Mail Express. Todas las personas incluidas en el correo electrónico podrán subir documentos mediante el enlace incluido en el correo.
El examinador también puede enviar una solicitud individual de subida por Mail Express a cada contacto de la credit union.
Los usuarios externos deben proteger con contraseña los archivos electrónicos que contienen PII, incluso los que se transfieren de forma cifrada, para garantizar que estén protegidos y solo los puedan ver los destinatarios.
5 ¿Y si la cooperativa tiene su propio portal o solución de transmisión electrónica no portátil?
- Los examinadores pueden usar el portal de una cooperativa de ahorro y crédito u otra solución electrónica no portátil para descargar documentos que contengan PII. El personal de la NCUA no usará una solución provista por una cooperativa de ahorro y crédito o de un tercero para cargar o transferir ningún documento electrónico (ya sea que contenga PII o no) a la cooperativa o a un tercero.
6 ¿Cómo puede una cooperativa subir documentos de forma organizada?
Las cooperativas pueden subir carpetas enteras. Sin embargo, cada archivo de la carpeta contará para el máximo de 50. Si las carpetas son WinZip de la cooperativa de ahorro y crédito, solo contarán como un (1) archivo del máximo de 50. Además, el tamaño se comprimirá y el archivo WinZip se podrá cifrar, lo que brinda una capa de protección adicional una vez descargado al portátil del examinador.
7 ¿El usuario de la cooperativa debe crear una contraseña nueva cada vez que sube documentos?
No Una vez que el destinatario (p. ej., un empleado de la cooperativa de ahorro y crédito) cree una contraseña y abra una cuenta, podrá usarla para cargar documentos mientras la cuenta esté activa. Las cuentas se cierran automáticamente tras 90 días o 30 días de inactividad, lo que ocurra primero.
8 ¿Y si el destinatario pierde la clave?
Si el destinatario pierde u olvida la contraseña, puede hacer clic en el enlace «Contraseña perdida» en la página de inicio de sesión. Esto les pedirá restablecer la contraseña.
9 Solución de problemas: la cooperativa no puede iniciar sesión en el portal.
Si la cooperativa no puede ingresar al portal, puede llamar a la Mesa de Ayuda de OCIO al 800-827-3255. Sin embargo, hay algunos problemas comunes que se detallan más abajo.
Se inhabilitó la cuenta. Las cuentas se desactivan tras cinco (5) intentos no válidos. El usuario puede volver a iniciar sesión una hora o restablecer la contraseña.
La cuenta caducó. Las cuentas caducan a los 90 días o 30 días de inactividad, lo que ocurra primero.
Se prohíbe la IP. El sistema prohibirá las direcciones IP si hay demasiada actividad en poco tiempo (p. ej., 50 intentos de inicio de sesión en 5 minutos).
10 Solución de problemas: la cooperativa no puede cargar documentos.
Si la cooperativa no puede cargar documentos, puede llamar a la Mesa de Ayuda de OCIO al 800-827-3255. Sin embargo, hay algunos problemas comunes que se detallan más abajo.
La cooperativa intenta subir un archivo prohibido. El portal no permitirá cargar archivos de tipo Bat, exe o DII.