Política y procedimientos para las adaptaciones razonables

N.º 1270.7 (Rev. 1) | FECHA: 3/28/2022

TEMA: Política y procedimientos de adaptaciones razonables

PARA: Todo el personal de la NCUA

REFERENCIAS:

29 Código de los Estados Unidos (USC) Sección 791 y siguientes; 29 Regulaciones Federales (CFR), parte 1614.203, en su forma enmendada; Título I (Empleo) de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y sus enmiendas por la Ley de Enmiendas de la ADA de 2008 (ADAAA); 42 USC §§ 12101 y siguientes; 29 CFR parte 1630; Orden Ejecutiva (E.O.) 13164, 65 Registro Federal 46565; y la Ley de Rehabilitación de 1973, en su forma enmendada.

ADJUNTOS:

1. Lista de recursos para adaptaciones razonables
2. Formulario NCUA 1686 - Formularios de adaptaciones razonables, partes A-E

Propósito

El propósito de esta instrucción es describir la política y los procedimientos para gestionar las solicitudes de adaptaciones razonables para empleados y solicitantes con discapacidades y para gestionar las solicitudes de servicios de asistencia personal para personas con discapacidades específicas que necesitan ayuda para realizar actividades básicas de la vida diaria.

Cancelación

La Instrucción 1270.7 (REV) de la NCUA, Procedimientos de adaptación razonable, del 2 de julio de 2015, se cancela y se reemplaza por esta orden revisada.

Antecedentes

La E.O. 13164 exige que las agencias federales establezcan procedimientos escritos para procesar las solicitudes de adaptaciones razonables. La Orden Ejecutiva guía a las agencias para aplicar la Ley de Rehabilitación de 1973, en su forma enmendada, que exige a los empleadores hacer adaptaciones razonables para los empleados y solicitantes de empleo calificados, excepto cuando dichas adaptaciones causen dificultades indebidas.

Esta instrucción, publicada el 4 de octubre de 2002 y revisada el 2 de julio de 2015, se revisa para incluir las disposiciones del reglamento modificado en 29 CFR §1614.203 (d) (5). Estas normas exigen que las agencias brinden servicios de asistencia personal a las personas que los necesitan debido a ciertas discapacidades y brinden pautas más eficaces para procesar y supervisar las solicitudes de adaptaciones razonables.

Política

La política de la NCUA es cumplir plenamente con los requisitos de adaptaciones razonables de la Ley de Rehabilitación de 1973, en su forma enmendada, y del 29 CFR § 1614.203, en su forma enmendada. Esta política se aplica a los empleados y solicitantes de empleo de la NCUA. La NCUA se compromete a ofrecer adaptaciones razonables a sus empleados y solicitantes de empleo para garantizar que las personas con discapacidades calificadas tengan pleno acceso a la igualdad de oportunidades laborales. La NCUA procesará las solicitudes de adaptaciones razonables de manera rápida, justa y eficiente. La Oficina de Recursos Humanos (OHR) administra el Programa de Adaptaciones Razonables. La NCUA proporcionará adaptaciones razonables:

1. Cuando un candidato con discapacidad necesita una adaptación razonable en el proceso de solicitud de empleo para ser considerado;
2. Cuando un empleado con una discapacidad necesite una adaptación razonable que le permita desempeñar las funciones esenciales del trabajo a un nivel aceptable o acceder al lugar de trabajo; y
3. Cuando un empleado con una discapacidad necesita una adaptación razonable para disfrutar de iguales beneficios y privilegios laborales.

Tenga en cuenta que, si las circunstancias lo exigen, la NCUA puede crear un proceso simplificado o alternativo para solicitar adaptaciones razonables.

Términos clave

¹

Adaptación razonable

El término adaptación razonable significa:

1. Modificaciones o ajustes en un proceso de solicitud de empleo que permitan considerar a un candidato calificado con una discapacidad para el puesto que desea;
2. Modificaciones o ajustes al entorno laboral, o a la manera o circunstancias en las que habitualmente se desempeña el puesto ocupado o deseado, que permitan a una persona con una discapacidad calificada desempeñar las funciones esenciales de ese puesto; o
3. Modificaciones o ajustes que permiten a un empleado con discapacidad disfrutar de los mismos beneficios y privilegios laborales que otros empleados sin discapacidades en situación similar.

Una adaptación razonable puede incluir, entre otras posibilidades, las siguiente:

• Reestructuración laboral;²
• Horarios de trabajo a tiempo parcial o modificados;
• Reasignación a un puesto vacante para el que la persona esté calificada;
• Adquisición o modificación de equipos o dispositivos;
• Ajuste o modificación apropiados de los exámenes, materiales de capacitación o políticas;
• La provisión de lectores o intérpretes calificados; y
• Otras adaptaciones similares para personas con discapacidades.

Persona calificada con una discapacidad

Una persona calificada con una discapacidad es una persona que cumple con los requisitos de habilidad, experiencia, educación y otros requisitos relacionados con el trabajo del puesto de trabajo que ocupa o desea, y que, con o sin adaptaciones razonables, puede desempeñar las funciones esenciales de dichos puestos.

Discapacidad

Una discapacidad se define como:

1. Deficiencia física³ o mental⁴ que limita sustancialmente ⁵ una o más actividades importantes de la vida⁶;
2. Tener antecedentes de tal deficiencia⁷; o
3. Que se considere que tiene tal deficiencia.

Según la ADAAA, una deficiencia física o mental se refiere a:

• Cualquier trastorno o afección fisiológica, desfiguración estética o pérdida anatómica que afecte a uno o más de los siguientes sistemas corporales: neurológico, musculoesquelético, sensorial, respiratorio (incluidos los órganos del habla), cardiovascular, reproductor, digestivo, genitourinario, inmunitario, circulatorio, hemático, linfático, cutáneo o endocrino; o
• Cualquier trastorno psicológico o mental, como discapacidad intelectual, síndrome cerebral orgánico, enfermedad emocional o mental y problemas de aprendizaje específicos.

Las deficiencias episódicas o en remisión se consideran discapacidades si limitan considerablemente una actividad vital importante cuando están activas. La ADAAA también aclara que la agencia determina si una deficiencia limita sustancialmente una actividad importante de la vida sin tener en cuenta los efectos de las medidas atenuantes. Las medidas atenuantes incluyen medicamentos, suministros médicos, dispositivos de baja visión (excepto anteojos o lentes de contacto comunes), prótesis, dispositivos de movilidad, audífonos o dispositivos de audición implantables, equipos y suministros de oxigenoterapia, tecnología de asistencia, adaptaciones razonables o modificaciones neurológicas conductuales o adaptativas aprendidas.

Funciones esenciales

Las funciones esenciales son los deberes laborales fundamentales del puesto de trabajo que la persona con discapacidad ocupa o desea. Una función puede ser esencial si, entre otras cosas:

• El puesto existe para cumplir esa función;
• Hay un número limitado de otros empleados que podrían desempeñar la función o entre los que esta se puede distribuir; o
• La función es altamente especializada, y la agencia contrata a la persona según su capacidad para desempeñarla.

Dificultad indebida

Una dificultad indebida significa que una adaptación sería demasiado costosa, extensa, sustancial, perjudicial o alteraría radicalmente la naturaleza o el funcionamiento de la empresa. Si una adaptación en particular fuera una dificultad indebida, la agencia debe tratar de identificar otra adaptación que no suponga tal dificultad. Para determinar la dificultad indebida se deben considerar los siguientes factores:

• Naturaleza y costo de la adaptación.
• Tamaño total de la unidad organizativa con respecto al número de empleados, instalaciones y tamaño del presupuesto.
• El impacto de la adaptación en el funcionamiento de la agencia, incluido el impacto en la capacidad de otros empleados para desempeñar sus funciones y en la capacidad de la organización para hacer negocios.

Los responsables de las adaptaciones razonables conocerán los recursos disponibles para ofrecer la adaptación a un empleado o solicitante. Además, el responsable de la toma de decisiones recibirá orientación sobre el presupuesto asociado a la adaptación, incluido cualquier fondo centralizado que la agencia pueda tener para este fin.

Si un tipo específico de adaptación razonable causa dificultades o gastos importantes, la NCUA no está obligada a proporcionar esa adaptación en particular y puede ofrecer una adaptación alternativa efectiva. La determinación de las dificultades indebidas debe hacerse caso por caso, teniendo en cuenta factores como la naturaleza y el costo de la adaptación razonable necesaria y el impacto de la adaptación razonable en las operaciones de la organización (29 CFR 1630.2 (15) (d)). Las conclusiones generales no bastan para alegar dificultades indebidas.

La determinación de dificultad indebida con respecto a gastos de la NCUA debe tener en cuenta los recursos financieros generales de la agencia y todos los recursos posibles, y no solo el presupuesto de una oficina o región individual. El salario, el puesto o el estado del empleado (por ejemplo, tiempo completo o tiempo parcial, permanente o temporal) no son factores que se consideren para determinar una dificultad indebida. Si la adaptación cumple con la política de la oficina o afecta la moral del empleado, esto no es relevante para la determinación de dificultad indebida. Sin embargo, los empleadores pueden demostrar dificultades indebidas si la provisión de una adaptación razonable perjudicaría la capacidad de otros empleados para trabajar.

Proceso interactivo

Un diálogo informal y flexible entre todas las partes involucradas (solicitante/empleado, responsable de la toma de decisiones y coordinador de ajustes razonables) al procesar una solicitud. Esto permite aclarar las necesidades de la persona, explorar posibles adaptaciones y, en última instancia, identificar adaptaciones efectivas y razonables.

Actividad importante de la vida

Actividad básica que la mayoría de la población puede realizar con poca o ninguna dificultad.

Algunos ejemplos de actividades importantes de la vida incluyen, entre otros:

• cuidarse a sí mismo, caminar, ver, oír, hablar, respirar, aprender, sentarse, pararse, levantar objetos y trabajar; así como procesos mentales y emocionales como pensar, concentrarse e interactuar con los demás.
• Una función corporal importante incluye las funciones del sistema inmunitario, los órganos sensoriales especiales y la piel, el crecimiento celular normal, las funciones digestivas, genitourinarias, intestinales, vesicales, neurológicas, cerebrales, respiratorias, circulatorias, cardiovasculares, endocrinas, hemicas, linfáticas, musculoesqueléticas y reproductivas. El funcionamiento de una función corporal importante incluye el funcionamiento de un órgano dentro de un sistema corporal.

Con o sin adaptación

Si bien el requisito de realizar funciones laborales esenciales con una adaptación es obvio, ese requisito permanece en vigor 6 cuando el empleado está "sin" una adaptación. Un empleado puede no tener una adaptación en las siguientes circunstancias: (1) una persona con una discapacidad que no solicita o requiere una adaptación, o (2) que se niega a aceptar una adaptación razonable efectiva [ofrecida].

Coordinador de adaptaciones razonables (RAC)

El RAC es un empleado de la Oficina de Recursos Humanos. El RAC es un consultor neutral para la NCUA y para las personas que buscan información sobre cualquier aspecto del proceso de adaptaciones razonables. El RAC no es responsable de la toma de decisiones.

Discapacidad específica

Históricamente, los empleadores suelen excluir del empleo a personas calificadas con discapacidades graves. Las discapacidades específicas incluyen, entre otras, las siguientes: sordera; ceguera; falta de extremidades; parálisis parcial; parálisis total; desfiguración significativa, trastornos de movilidad o psiquiátricos; discapacidad intelectual; discapacidad del desarrollo; lesión cerebral traumática; enanismo; trastornos relacionados con convulsiones; y otras discapacidades o problemas de salud graves.

Servicios de asistencia personal

Servicios no médicos que ayudan a alguien a realizar actividades básicas, como comer, quitarse y ponerse un abrigo, y usar el baño. Las personas cuyas discapacidades específicas les dificulten realizar esas actividades por sí mismas pueden solicitar estos servicios.

Coordinador del Programa de Colocación Selectiva (SPPC)

El SPPC es un empleado de la Oficina de Recursos Humanos. El SPPC sirve de recurso y enlace de la NCUA para los programas de colocación selectiva de la organización. Estas áreas pueden incluir ayudar a la gerencia a reclutar, contratar y asistir con adaptaciones a personas con discapacidades y garantizar la difusión de los anuncios de vacantes de la agencia.

Responsabilidades

Los directores regionales y los directores de oficina son responsables de:

• Garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la NCUA para ofrecer adaptaciones razonables.
• Proporcionar liderazgo a las regiones y oficinas para garantizar el personal y los recursos adecuados para la provisión de adaptaciones razonables.
• Garantizar que los supervisores y gerentes subordinados reciban capacitación sobre sus responsabilidades con repecto a la provisión de adaptaciones razonables.
• Garantizar un lugar de trabajo sin discriminación e igualdad de oportunidades para empleados y candidatos con discapacidades.
• Actuar como resonsable de la toma de decisiones sobre las solicitudes de adaptación de los empleados.
• Asesoramiento con el RAC de la OHR para obtener orientación sobre cómo responder a las solicitudes de adaptaciones razonables.

Los gerentes y los supervisores se encargan de:

• Buscar orientación del RAC de la OHR sobre cómo reconocer las solicitudes de adaptaciones razonables.
• Participar activamente en el proceso interactivo con los empleados que solicitan adaptaciones razonables para solicitar la información adicional necesaria para tomar decisiones oportunas sobre todas las solicitudes de adaptaciones razonables.
• Actuar como responsable de la toma de decisiones por delegación de los directores regionales y de oficina.
• Garantizar la provisión de adaptaciones apropiadas y razonables para los solicitantes y empleados con discapacidades en coordinación con OHR.
• Notificar al RAC tras recibir una solicitud de adaptación y trabajar con funcionarios de la agencia, como la OGC, el RAC o la OHR, para determinar las adaptaciones razonables adecuadas.

La Oficina de Recursos Humanos es responsable de:

• Desarrollar y emitir políticas y procedimientos para la aplicación de adaptaciones razonables.
• Supervisar los programas y las actividades de la agencia relacionados con adaptaciones razonables.
• Asegurar que los directores regionales y de oficina, otros supervisores y gerentes cumplan con las políticas y pautas descritas en esta instrucción.
• Responder a revisiones externas del programa de adaptaciones razonables de la agencia.
• Asesorar a los directivos de la NCUA sobre el proceso de adaptaciones razonables para candidatos y empleados.
• Garantizar que los empleados con discapacidades tengan acceso a la capacitación, las instalaciones de prueba, el equipo y el material.
• Asesoramiento con recursos externos, cuando sea necesario, para evaluar la afección médica o discapacidad de una persona y la necesidad de adaptaciones razonables. Mediante un contrato con Federal Occupational Health, obtener asesoramiento experto sobre afecciones médicas, limitaciones y adaptaciones efectivas.
• Explorar y documentar los esfuerzos de reasignación y asesorar a los empleados sobre los procedimientos de retiro por discapacidad.
• Orientar a los supervisores y gerentes sobre cómo reconocer las solicitudes de adaptaciones razonables.
• Ayudar a los responsables de la toma de decisiones cuando sea necesario.

El coordinador del Programa de Colocación Selectiva es responsable de:

• Brindar orientación normativa y de políticas a los gerentes y los supervisores de agencias del Programa de Colocación Selectiva de la NCUA.
• Servir de recurso y enlace de la NCUA para las organizaciones que se ocupan del reclutamiento y la contratación de personas con discapacidades y garantizar la difusión de los anuncios de vacantes de agencias a esas organizaciones.
• Coordinar las entrevistas y las adaptaciones razonables para los solicitantes de conformidad con la autoridad contratante del Anexo A. Recopilar currículums de candidatos y documentación de la autoridad contratante.
• Supervisar las estadísticas laborales de la agencia para garantizar que cumpla sus metas de empleo afirmativo y lleve a cabo iniciativas afines.
• Coordinar las búsquedas de reasignación en toda la NCUA y proporcionar asistencia de colocación a los empleados calificados que ya no pueden desempeñar sus funciones esenciales.

El coordinador de adaptaciones razonables es responsable de:

• Asesorar y orientar a los empleados y gerentes de la NCUA sobre los procedimientos para administrar las políticas y los procedimientos de adaptaciones razonables.
• Sintetizar la información recopilada durante el proceso interactivo para responder a lo siguiente: (1) si la persona cumple con la definición de persona calificada con una discapacidad; (2) si la adaptación solicitada sería efectiva; (3) si hay adaptaciones alternativas efectivas; y (4) si la persona puede desempeñar las funciones esenciales del puesto con la adaptación.
• Gestionar la recolección de documentación médica y formularios de adaptaciones razonables.
• Mantener y proporcionar modelos de documentos para que use el responsable de la toma de decisiones.
• Mantener un presupuesto para comprar relacionadas con adaptaciones razonables.
• Registrar y rastrear todas las adaptaciones como exige esta instrucción a través del portal en línea.

La Oficina del Director Financiero es responsable de:

Garantizar que los edificios, los baños, las salas de conferencias, las rampas, las puertas y otros elementos arquitectónicos de la agencia sean accesibles dentro de los estándares de adaptaciones razonables.

La Oficina de la Administración de Continuidad y Seguridad es responsable de lo siguiente:

Los procedimientos de evacuación y seguridad de la agencia incluyen disposiciones para empleados con discapacidades.

La Oficina de Inclusión de Minorías y Mujeres (OMWI) se encarga de:

Brindar asesoramiento informal sobre igualdad de oportunidades en el empleo y procesar quejas formales de discriminación por discapacidad y adaptaciones razonables.

Cada empleado es responsable de:

• Evaluar si solicitar una adaptación razonable y, de ser así, notificar a la gerencia cualquier deficiencia que pueda interferir con el desempeño de las funciones esenciales.
• Cooperar con los esfuerzos de gerencia para explorar, identificar y supervisar las opciones de adaptaciones razonables.
• Proporcionar a la agencia la información médica y de otro tipo oportuna, precisa y completa necesaria para tomar decisiones con respecto a la solicitud de adaptación razonable.

Los empleados también pueden actualizar voluntariamente su carpeta oficial de personal enviando una identificación OPM (Formulario 256) a la Oficina de Recursos Humanos por cualquier deficiencia. El envío del formulario es opcional; sin embargo, ayuda a la agencia a monitorear e informar sobre los programas de empleo afirmativo de la agencia.

Procedimientos

El proceso de adaptación razonable comienza tan pronto como se presenta la solicitud, oral o por escrito. La NCUA proporcionará información sobre las adaptaciones razonables a los solicitantes de empleo y empleados en formatos escritos y accesibles cuando la persona lo solicite. Los formatos accesibles son formatos que satisfacen las necesidades particulares de la persona, como braille, letra grande, etc. La solicitud no tiene que usar palabras especiales, como "adaptación razonable", "discapacidad" o "Ley de Rehabilitación", y puede ser una solicitud para modificar el proceso de solicitud de empleo, el entorno laboral, la manera o las circunstancias en las que se desempeña habitualmente el puesto ocupado o deseado, o modificaciones o ajustes que permitan a una persona calificada con una discapacidad disfrutar de igualdad beneficios y privilegios del empleo. Una persona con discapacidad puede solicitar una adaptación razonable en cualquier momento, incluso si no ha revelado previamente la existencia de una discapacidad. La persona que solicita una adaptación razonable no necesita considerar una adaptación específica al presentar su solicitud. Cada solicitud requiere una respuesta por escrito, pero no significa que el empleador deba ofrecer la adaptación. La NCUA puede solicitar que un empleado o solicitante presente una solicitud por escrito de una adaptación razonable después de que el empleado o solicitante haga una solicitud oral.

Partes involucradas

1. Empleado. Un empleado puede solicitar una adaptación razonable de forma oral o escrita, en cualquier momento, a su supervisor, a otro supervisor o gerente de su cadena de supervisión inmediata, al director regional o de oficina, al RAC o al coordinador del Programa de Colocación Selectiva 10. El funcionario contactado notificará al RAC dentro de los tres días hábiles de realizada la solicitud. El RAC coordinará la solicitud con el responsable de la toma de decisiones apropiado.
2. Candidato. Los candidatos pueden solicitar una adaptación razonable de forma oral o escrita, en cualquier momento, a la OHR o al personal de la NCUA con quien contacten. El personal contactado notificará al RAC dentro de los tres días hábiles de realizada la solicitud. El RAC coordinará la solicitud con el responsable de la toma de decisiones apropiado.
3. Representante. Un familiar, un profesional de la salud u otro representante puede solicitar una adaptación en nombre de un empleado o solicitante de la NCUA. El funcionario contactado notificará la solicitud al RAC en un plazo de tres días hábiles. El RAC contactará al representante y, si es necesario, confirmará la solicitud con el empleado.

Adaptaciones razonables recurrentes y continuas

Un empleado que necesite la misma adaptación razonable de forma recurrente debe enviar el formulario "Solicitud de adaptación razonable" solo para la primera solicitud. Sin embargo, el empleado que solicita una adaptación debe avisar con la debida antelación (de cinco a diez días hábiles) para cada adaptación posterior. Si necesita la adaptación de forma regular (p. ej., una reunión semanal de personal), el empleado debe solicitarla a un supervisor o director regional o de oficina. El RAC debe garantizar que el supervisor del empleado tome las medidas adecuadas. Además, el supervisor o director de oficina/regional del empleado debe confirmar la solicitud al RAC.

Solicitudes escritas con fines de registro

Cualquier persona que solicite adaptaciones puede usar uno de los dos mecanismos para solicitarlas:

1. Portal en línea de la NCUA. Un empleado de la NCUA puede usar el portal en línea para realizar una solicitud. El RAC o el supervisor pueden dirigir al solicitante al portal para formalizar y aclarar la solicitud. Para enviar una solicitud a través del portal en línea, el empleado debe registrarse y crear un perfil. Para ver la solicitud, el supervisor, al recibir una solicitud, deberá registrarse en el portal en línea para verla y completar el formulario de informe. A través de SharePoint, en la página principal de la NCUA Central o de la Oficina de Recursos Humanos, los empleados podrán acceder al portal en línea. Toda solicitud enviada a través del portal en línea generará un acuse de recibo automático para el solicitante, el responsable de la toma de decisiones y el RAC. Si un empleado de la NCUA que no sea el responsable de la toma de decisiones o el RAC (como un colega o un miembro del personal de la OHR) recibe la solicitud de alojamiento, debe notificárselo al RAC e indicarle al empleado que se comunique con él.
2. Llenar el Formulario 1686 de la NCUA (formulario de adaptación razonable), Parte A, Solicitud de adaptación razonable. Los empleados y solicitantes de empleo también pueden solicitar una adaptación por escrito utilizando el Formulario 1686, Parte A. Los empleados y solicitantes de empleo deben completar el formulario y enviarlo junto con los documentos pertinentes al RAC. Luego, el RAC ingresará la solicitud en el portal en línea.

Si una persona con discapacidad necesita asistencia para usar uno de estos mecanismos de archivado, el empleado que reciba la solicitud dirigirá al solicitante al RAC.

Determinar quién será el responsable de la toma de decisiones

El funcionario de la NCUA que reciba la solicitud debe determinar quién será el responsable de la toma de decisiones y remitir la solicitud, si es necesario, a esa persona. El responsable de la toma de decisiones determina si concede o rechaza la solicitud de adaptación. Si el oficial de la NCUA que recibe la solicitud no está seguro de quién es el responsable de la toma de decisiones, debe consultar con el RAC.

1. Para las solicitudes de adaptaciones de los empleados, el responsable de la toma de decisiones será el director regional o de la oficina, quien podrá delegar esta responsabilidad en el supervisor inmediato.
2. Para las solicitudes de adaptaciones de los solicitantes de empleo, si la solicitud se hace antes de la entrevista, el responsable de la toma de decisiones será el director de capital humano. Para obtener más detalles, el solicitante puede escribir a RAMAIL@ncua.gov. Cuando se solicite en la entrevista o después, el reponsable de la toma de decisiones será el funcionario delegado de la oficina. Los responsables de la toma de decisiones deben designar a responsables de la toma de decisiones en funciones cuando no estén disponibles para cumplir con los plazos exigidos.

El RAC ayudará en el proceso de toma de decisiones.

El Proceso Interactivo

Una vez que el responsable de la toma de decisiones reciba la solicitud, las partes deben iniciar el proceso interactivo para determinar qué adaptaciones ofrecer, si las hay. La persona que solicita la adaptación, el supervisor y la persona que toma las decisiones de la NCUA deben analizar la solicitud, el proceso para determinar si se debe proporcionar una adaptación y cualquier adaptación alternativa.

Propósito

El proceso interactivo permite al responsable de la toma de decisiones evaluar las limitaciones de un empleado o candidato en relación con el desempeño de las funciones esenciales del puesto. La discusión interactiva es necesaria e imperativa para el proceso de adaptación razonable.

Antes de la discusión

El responsable de la toma de decisiones puede contactar al solicitante por escrito o por email para acusar recibo de la solicitud y fijar una hora para la discusión interactiva. Los gerentes deben revisar la descripción del puesto y determinar las funciones esenciales del puesto, la cantidad de tiempo dedicado a desempeñarlas y cómo se desempeñan (a diferencia de las funciones marginales), incluidas:

• Requisitos físicos para realizar el trabajo;
• Caraterísticas conductuales esenciales para el desempeño laboral;
• Funciones marginales no esenciales para el desempeño en el trabajo; y
• Requisitos mínimos de calificación esenciales para el puesto.

Si es necesario, y antes de la reunión, el responsable de la toma de decisiones debe solicitar que el empleado envíe al RAC su Formulario 1686 de la NCUA, Formulario de adaptación razonable, Parte A: Solicitud de adaptación razonable, junto con lo siguiente:

• Documentación de un profesional médico que describa la deficiencia.
• Opinión de un profesional médico que describe el impacto de la discapacidad en la capacidad del empleado para realizar cada función esencial del trabajo.
• Sugerencias de adaptaciones razonables para el desempeño de las funciones esenciales afectadas por la discapacidad del empleado.

El responsable de la toma de decisiones debe informar al solicitante de la posible necesidad de esta información antes de tomar una decisión final sobre la solicitud de adaptaciones razonables.

Durante la discusión

El responsable de la toma de decisiones de la NCUA, con la ayuda del RAC, hará lo siguiente:

• Explicrá el rol del responsable de la toma de decisiones en el proceso;
• Explique la responsabilidad de la agencia de ofrecer adaptaciones razonables de acuerdo con la Ley de Rehabilitación;
• Informar al solicitante de que es posible que deba presentar documentación médica que justifique la necesidad de la adaptación solicitada;
• Explique que la información médica del solicitante será confidencial, pero que puede revisarla el personal que necesite conocerla; y
• Analice todas las opciones de alojamiento e informe al solicitante de las adaptaciones temporales disponibles. El responsable de la toma de decisiones debe preguntar al empleado qué limitaciones o barreras tiene, qué tareas laborales específicas o la igualdad de oportunidades se ven afectadas por las limitaciones o barreras, y cómo las adaptaciones podrían abordarlas o superarlas. El responsable de la toma de decisiones también debe estar preparado para explorar otras adaptaciones con el empleado, como la reasignación.

Después de la discusión

El responsable de la toma de decisiones debe documentar la discusión y describirla en el portal en línea o en el formulario 1686 de la NCUA adjunto, Parte C: Formulario de notificación de adaptación razonable.

Solicitar documentación médica

Para porporcionar una adaptación eficaz, la agencia debe determinar primero si la persona tiene una discapacidad definida según la Ley de Rehabilitación, en su forma enmendada. Si se trata de una discapacidad conocida y la adaptación es obvia, es posible que la agencia no necesite obtener más información médica. Los empleados pueden pedir a su proveedor médico que complete el Formulario 1686 de la NCUA (Parte B), Solicitud de documentación médica.

La agencia solo solicitará información suficiente para demostrar que la persona tiene derecho a la adaptación solicitada. Los tipos de información o documentación médica que se pueden solicitar son los siguientes:

• La naturaleza, gravedad y duración pasadas, presentes y esperadas de la deficiencia, es decir, limitaciones funcionales, síntomas, efectos secundarios o tratamientos, etc.
• Las actividades que la deficiencia limita;
• El alcance de las limitaciones;
• Los motivos por los que el solicitante requiere una adaptación razonable y cómo le ayudará a desempeñar las funciones esenciales del trabajo, solicitar empleo o disfrutar de un beneficio en el entorno laboral; y
• Sugerencias de adaptaciones razonables del proveedor médico de la persona.

Revisar y analizar las solicitudes de adaptaciones razonables

Hay dos situaciones distintas de procesamiento de solicitudes de adaptaciones razonables (Situación A y Situación B). Con la ayuda del RAC, es responsabilidad del responsable de la toma de decisiones determinar con prontitud qué situación se aplica a la solicitud y notificar su decisión al RAC. La persona que presente una solicitud recibirá una carta de decisión final del responsable de la toma de decisiones indicando si la solicitud ha sido concedida o denegada. Para obtener más información sobre el funcionario responsable de la toma de decisiones, contacte al RAC en RAMAIL@ncua.gov.

Solicitudes de Situación A: Sin necesidad de ayuda para el proceso

En situaciones en las que la afección médica y la necesidad de adaptaciones son obvias o ya están documentadas, es posible que el responsable de la toma de decisiones no necesite la ayuda del RAC para aprobar la solicitud.

El responsable de la toma de decisiones documentará su aprobación por escrito y coordinará la provisión de la adaptación con el RAC. El responsable de la toma de decisiones también se asegurará de documentar la solicitud para informar al RAC cada trimestre sobre las solicitudes de situación A. El responsable de la toma de decisiones puede optar por usar las herramientas del RAC, como el portal en línea, para documentar la solicitud, aprobarla y conceder la provisión.

Una vez que se determina que una solicitud se incluye en laSituación A, finaliza el proceso. El responsable de la toma de decisiones aprueba la solicitud y proporciona al solicitante la documentación escrita de la aprobación. Con frecuencia, en estos casos, todas estas acciones ocurren el mismo día.

Solicitudes de la Situación B: Necesidad de ayuda para el proceso

En las solicitudes de Situación B, el responsable de la toma de decisiones cree que la solicitud debe rechazarse ⁸ o requiere la ayuda del RAC para todo o parte del proceso. En las solicitudes de Situación B, la afección médica o la necesidad de adaptaciones no son obvias o no están documentadas.

En estas situaciones, el RAC ayudará como facilitador neutral a documentar, procesar y rastrear la solicitud.

Una vez que se determine que una solicitud entra en la Situación B, el RAC la revisará y determinará qué pasos adicionales se necesitan, si los hay, en el proceso de solicitud antes de continuar con el proceso de decisión. Este proceso comienza con una revisión adecuada de la documentación médica.

Las Partes enviarán todas las solicitudes de documentación médica al RAC para que este evalúe su suficiencia. El RAC revisará y evaluará la documentación médica para determinar su idoneidad. Con una autorización limitada firmada por el solicitante, el RAC puede consultar con el proveedor médico del solicitante o con un médico elegido por la NCUA, si es necesario. Tras determinar la suficiencia de la documentación médica, el RAC revisará la solicitud de adaptación razonable completada y proporcionará orientación normativa y recursos de adaptación razonable, si es necesario, al responsable de la toma de decisiones.

En algunos casos de Situación B, la afección médica y la necesidad de una adaptación razonable pueden estar claras o documentadas. La NCUA no solicitará documentación médica cuando la discapacidad y la necesidad de adaptaciones razonables sean obvias o estén documentadas previamente.⁹

El RAC considerará suficiente la documentación médica si cumple con los siguientes criterios:

• Describe la naturaleza, la gravedad y la duración de la deficiencia del individuo;
• Enumera la actividad o actividades que la deficiencia limita;
• Incluye el grado en que la deficiencia limita la capacidad del individuo para realizar dicha actividad o actividades; y
• Justifica la necesidad de la adaptación solicitada.

Según la Guía sobre consultas y exámenes médicos de empleados relacionados con discapacidades en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades, B (10-11), el RAC considerará que la documentación es insuficiente si cumple con los siguientes criterios:

• No especifica la existencia de una discapacidad ni explica la necesidad de adaptaciones razonables;
• No especifica las limitaciones funcionales debidas a la discapacidad;
• La proporciona un profesional de la salud que no tiene la experiencia necesaria para opinar sobre la afección médica de la persona y las limitaciones que esta impone; o
• Parece ser fraudulenta o poco creíble.

Si después de recibir la información del solicitante, la agencia determina que no es suficiente para decidir con respecto a una adaptación efectiva, el responsable de la toma de decisiones puede solicitar más información mediante una de las siguientes opciones:

• Entregar una nota estándar (plantilla proporcionada por el RAC) al solicitante explicando por qué la información proporcionada es insuficiente, identificando la información adicional necesaria y por qué es necesaria para determinar una adaptación razonable. El solicitante puede decidir obtener información de un proveedor médico, si aún no lo ha hecho.
• Pedirle al solicitante que firme una autorización limitada que permita a la NCUA o al consultor médico contratado contactar directamente al médico de la persona o enviar una lista de preguntas específicas.
• Recurrir a un profesional de la salud elegido por la NCUA para examinar al solicitante. ¹⁰ Esta opción solo está disponible después de que el solicitante reciba una notificación por escrito de la falta de información. Además, la NCUA cubrirá los gastos del profesional de la salud.

No proporcionar la documentación adecuada o no cooperar con los esfuerzos de la NCUA para obtenerla puede dar como resultado la denegación de¿ la adaptación razonable.

Requisitos de confidencialidad con respecto a la información médica obtenida en el proceso de adaptaciones razonables

La Ley de Rehabilitación de 1973, en su forma enmendada, exige que las agencias mantengan segura la información médica obtenida en relación con el proceso de adaptaciones razonables, incluida la información sobre limitaciones funcionales y adaptaciones, en archivos separados del expediente personal de la persona.

a. Estos requisitos de confidencialidad se aplican a los empleados de la NCUA que obtengan o reciban esa información.

b. La información médica requerida para tomar decisiones laborales solo se proporcionará a los directivos o al personal que demuestren "necesidad de conocerla", de conformidad con la Ley de Rehabilitación y sus enmiendas.

c. El RAC conservará todos los registros obtenidos o creados durante el procesamiento de una solicitud de adaptaciones razonables, incluidos los registros médicos, y los mantendrá de acuerdo con la Ley de Privacidad y los requisitos de 29 CFR, Parte 1611.

d. No divulgación de la información protegida por la Ley de Información Genética y No Discriminación de 2008 (GINA): La GINA prohíbe a los empleadores y otras entidades cubiertas por el Título II de la GINA solicitar, exigir o comprar información genética de los empleados o los miembros de sus familias, excepto según lo permita específicamente esta ley. Para cumplir con la GINA, la solicitud de información médica debe indicar que la agencia solicita que no se brinde esa información genética al responder a la solicitud de información médica, a menos que la información esté permitida, como se explica a continuación:

La información genética, tal como la define GINA, incluye información sobre:

• La manifestación de una enfermedad o trastorno en miembros de la familia: "antecedentes médicos familiares",
• Información sobre las pruebas genéticas de una persona o un familiar,
• El hecho de que una persona o un familiar de una persona buscara o recibiera servicios genéticos, y
• Información genética de un feto portado por una persona o un familiar de una persona o un embrión en poder legal de una persona o familiar que recibe servicios de reproducción asistida.

e. Circunstancias limitadas en las que se puede divulgar información médica. Según 29 CFR §1630.14 (d) (4), la información médica confidencial puede divulgarse a:

• El personal de la NCUA, incluidos los supervisores y la gerencia, los expertos y los consultores, que necesitan conocer las restricciones y las adaptaciones necesarias;
• personal de primeros auxilios y seguridad, si la discapacidad exige un tratamiento urgente;
• Los funcionarios del gobierno investigarán el cumplimiento de la Ley de Rehabilitación por parte de la NCUA;
• oficinas de compensación laboral o aseguradoras; y
• Funcionarios de EEO de la agencia, para realizar registros.

Ley de Rehabilitación: la prohibición general de solicitar o exigir información genética no se aplica cuando un empleador solicita documentación para respaldar una solicitud de adaptaciones razonables si la solicitud de documentación es legal.

Plazos para procesar solicitudes y proporcionar adaptaciones razonables

La NCUA procesará las solicitudes de adaptaciones razonables y proporcionará tales adaptaciones, cuando sean apropiadas, en un plazo de 20 días hábiles, salvo que existan circunstancias atenuantes. El plazo comienza cuando el solicitante inicia su solicitud, sin importar el método usado (oral, email, escrito). El tiempo necesario para procesar una solicitud dependerá de la naturaleza de la adaptación solicitada y de la recepción de suficiente información de apoyo.

a. Decisión en 20 días hábiles. Si la solicitud de adaptación no requiere documentación médica y no hay circunstancias atenuantes, el responsable de la toma de decisiones procesará la solicitud de adaptación y tomará una decisión dentro de los 10 días hábiles a partir de la fecha de recepción de la solicitud, o antes, si es posible. Como los responsables de la toma de decisiones pueden necesitar 20 días para participar en el proceso interactivo y recopilar toda la información relevante sobre posibles adaptaciones, no deben demorar este proceso. El incumplimiento del requisito de tiempo únicamente porque un responsable de la toma de decisiones retrase la tramitación de la solicitud no es una circunstancia atenuante. No proporcionar una adaptación de manera rápida puede infringir la Ley de Rehabilitación. Un ejemplo de adaptación que se puede ofrecer fácilmente en un plazo de 10 días es el de un empleado con diabetes que se sienta en un área abierta y pide descansos durante el día para medir su nivel de azúcar en sangre.

b. Procesamiento acelerado. Una solicitud de adaptaciones razonables puede requerir una revisión y decisión rápida en dos casos. Las dos circunstancias son:

• Permitir a una persona solicitar empleo. Esto incluye solicitar un empleo, comunicarse con los oficiales de la agencia, participar en una entrevista y realizar pruebas. Según el cronograma para recibir solicitudes, realizar entrevistas y tomar decisiones de contratación, puede ser necesario acelerar la solicitud de adaptaciones razonables para garantizar que un candidato o empleado con discapacidad tenga igualdad de oportunidades en el proceso de empleo.
• Permitir a una persona participar en una actividad de agencia programada para ocurrir pronto. Esto incluye asistir a una reunión, un programa de formación, un evento de agencia, etc. En estos casos, puede ser necesario solicitar adaptaciones razonables para garantizar que un empleado discapacitado tenga igualdad de oportunidades en el lugar de trabajo.

Plazos para la documentación médica

El período de decisión de 20 días se suspende cuando el responsable de la toma de decisiones cree que es necesario obtener información médica para determinar si la persona solicitante tiene una discapacidad y/o identificar las limitaciones funcionales. El responsable de la toma de decisiones solicitará la información médica tan pronto como sea posible después de recibir la solicitud de adaptación, pero antes de que expire el período de 20 días. En ocasiones, la necesidad de documentación puede no ser evidente hasta que haya comenzado el proceso interactivo, lo que suspende los plazos. Si el profesional de la salud de una persona no proporciona la documentación a tiempo, no se espera que la NCUA cumpla con su cronograma habitual.

El plazo comienza al recibir la documentación médica

Al recibir la documentación médica aceptable, el RAC la revisará y evaluará, y consultará con los representantes de la agencia correspondientes. Si es necesario, el RAC enviará la documentación médica al asesor médico de la agencia para su revisión. El consultor debe tomar una decisión dentro de los días hábiles restantes a partir de la fecha en que se suspendió el plazo debido a la solicitud de documentación médica, en ausencia de circunstancias atenuantes como se describe en la siguiente sección.

Circunstancias atenuantes

Una circunstancia atenuante cubre situaciones limitadas en las que eventos imprevistos o inevitables impiden la pronta tramitación y entrega de una adaptación. Por lo general, esto implica factores que no se anticipan o evitan de manera razonable antes de enviar la solicitud de adaptación.

Cuando existen circunstancias atenuantes, el tiempo para procesar una solicitud de adaptación y proporcionar la adaptación se extiende según sea razonablemente necesario. La NCUA limita la concesión de prórrogas por circunstancias atenuantes a situaciones en las que son estrictamente necesarias. Todo el personal de la NCUA debe procesar las solicitudes y proporcionar la adaptación lo más rápido posible. La NCUA no puede retrasar el procesamiento o la adaptación porque un miembro concreto del personal no esté disponible.

Cuando existan circunstancias atenuantes, el responsable de la toma de decisiones debe dar al solicitante una explicación por escrito de la demora y la fecha aproximada en la que se espera una decisión o provisión de la adaptación razonable. El funcionario de la NCUA debe comunicar con prontitud al solicitante cualquier novedad o cambio adicional.

Los siguientes son ejemplos no exhaustivos de circunstancias atenuantes:

• Hay una solicitud de información médica inicial o de seguimiento pendiente, o el consultor médico está evaluando la información médica proporcionada.
• La compra de equipo puede demorar más de 20 días hábiles debido a requisitos reglamentarios o de otro tipo.
• El equipo está pendiente de entrega, el proveedor que la NCUA solía usar para comprar bienes o servicios cerró inesperadamente, o no puede suministrar los bienes o servicios necesarios de inmediato y no hay otro proveedor disponible de inmediato.
• El empleado con una discapacidad debe probar el equipo a modo de prueba para garantizar su eficacia antes de que la NCUA lo compre.

Cuando se retrasa la adaptación

Si se retrasa la provisión de una adaptación aprobada, la persona que toma la decisión debe investigar la posibilidad de una adaptación provisional o medidas temporales para asistir al empleado. Si la demora se debe a ciertas condiciones, la NCUA puede ofrecer una adaptación temporal que permita a la persona desempeñar algunas o todas las funciones esenciales del trabajo, sin dificultades indebidas. Se puede permitir una adaptación temporal si:

• es necesario recibir o evaluar la documentación médica e información adicional;
• la NCUA aún no ha determinado si la persona tiene derecho a una adaptación; o
• todos los hechos y circunstancias conocidos hacen que sea razonablemente probable que la persona tenga derecho a una adaptación, pero esta no se puede proporcionar de inmediato.

En tal caso, el responsable de la toma de decisiones notificará a la persona por escrito que la agencia proporcionará la adaptación de forma temporal a la espera de una decisión sobre la solicitud. Los responsables de la toma de decisiones de la NCUA que aprueban estas medidas temporales son responsables de garantizar que no sustituyan a una adaptación permanente y de que la agencia siga tomando todas las medidas necesarias para garantizar la adaptación permanente.

Aceptar una solicitud de adaptación razonable

El responsable de la toma de decisiones debe notificar de inmediato al solicitante o empleado al conceder la solicitud de adaptación. El responsable de la toma de decisiones también completará el Formulario 1686 de la NCUA, Parte D, sobre la solicitud de adaptaciones razonables adjunto o seguirá los pasos necesarios en el portal en línea. Si la agencia no puede proporcionar la adaptación de inmediato, el responsable de la toma de decisiones debe informar a la persona del plazo previsto para proporcionar la adaptación. Toda decisión de conceder adaptaciones razonables debe hacerse por escrito e indicar claramente las adaptaciones específicas.

Denegación de solicitud de adaptación razonable

Al denegar una solicitud de adaptación, e responsable de la toma de decisiones debe ingresar la decisión en el portal en línea o completar el formulario 1686 de la NCUA, Parte C: Formulario de notificación de adaptación razonable y entregar una copia a la persona que solicitó la adaptación. El responsable de la toma de decisiones debe explicar por escrito la denegación de la adaptación en un lenguaje sencillo, indicando claramente los motivos específicos. El RAC proporcionará un modelo para denegar una solicitud de adaptación. Para obtener más información sobre el funcionario responsable de la toma de decisiones, contacte al RAC en RAMAIL@ncua.gov.

Si el responsable de la toma de decisiones ha denegado una adaptación solicitada específica, pero ha ofrecido una adaptación alternativa, no aceptada durante el proceso interactivo, la notificación de denegación debe explicar los motivos de la denegación de la adaptación solicitada y las razones por las que el responable de la toma de decisiones cree que la adaptación elegida es efectiva.

Los motivos para denegar la solicitud de adaptación pueden ser los siguientes. Sin embargo, cada motivo debe explicar detalladamente la denegación de la solicitud. Por ejemplo, por qué la adaptación no sería eficaz o por qué generaría dificultades indebidas. La Oficina del Asesor General debe revisar todas las cartas de denegación y adaptaciones alternativas para asegurar su suficiencia legal antes de emitirlas. La Oficina del Asesor General debe acelerar estas revisiones para procesar oportunamente una solicitud de adaptación razonable.

• La adaptación solicitada no sería efectivo.
• Proporcionar la adaptación solicitada sería una dificultad indebida. Antes de determinar la "dificultad indebida", el responsable de la toma de decisiones debe haber explorado si existen otras adaptaciones eficaces que no impongan dificultades indebidas. El responsable de la toma de decisiones también debe consultar con el RAC. Una determinación de dificultad indebida significa que la NCUA considera que una adaptación específica generaría dificultades o gastos importantes o alteraría radicalmente la naturaleza de las operaciones de la NCUA.
• La documentación médica no es adecuada para establecer que la persona tiene una discapacidad o necesita una adaptación razonable.
• La adaptación solicitada requeriría la eliminación de una función esencial.
• La adaptación solicitada requeriría reducir un estándar de desempeño o producción.

Además, la notificación de denegación por escrito informa a la persona que tiene derecho a presentar una queja de EEO o puede tener derecho a apelar ante la Junta de Protección de Sistemas de Mérito (MSPB) o a negociar una queja en virtud del artículo 33 y el artículo 6 del convenio colectivo. El aviso también explica los procedimientos de la NCUA para la resolución informal de disputas.

Reasignaciones

Hay consideraciones específicas en el proceso interactivo al responder a una solicitud de reasignación. La agencia debe considerar la reasignación como "último recurso" si no hay adaptaciones efectivas que permitan al empleado desempeñar las funciones esenciales de su trabajo actual, o si todas las demás adaptaciones posibles le impondrían dificultades indebidas. La reasignación a un puesto vacante para el que se considere que un empleado califica es una adaptación razonable y no solo un permiso para competir por ese puesto. La reasignación es una forma de adaptación razonable que se ofrece, en ausencia de dificultades indebidas, a un empleado que, debido a una discapacidad, ya no puede desempeñar las funciones esenciales del puesto que ocupa, con o sin adaptaciones razonables.

1. La reasignación solo es para empleados y no para solicitantes. Además, la agencia solo debe considerar la reasignación a un puesto vacante. La ley no exige que las agencias creen nuevos puestos o saquen a los empleados de sus trabajos para crear una vacante.

2. Al considerar los puestos disponibles para la reasignación, el responsable trabajará con la OHR y la persona que solicita la adaptación para identificar:

• Todos los puestos vacantes en la agencia para los que el empleado pueda estar calificado, con o sin adaptaciones razonables; y
• Todos los puestos que OHR cree que quedarán vacantes en los próximos 20 días hábiles y para los que el empleado esté cualificado. La agencia se centrará primero en puestos equivalentes al puesto actual del empleado en cuanto a salario, estatus y otros factores relevantes. Si no hay un puesto vacante equivalente, la NCUA considerará los puestos vacantes de nivel inferior para los que la persona reúne los requisitos.

3. La agencia puede reasignar al empleado a un puesto vacante fuera del área de trabajo del empleado si está dispuesto a mudarse. Como ocurre con otros traslados que la gerencia no exige, la NCUA no está obligada a pagar los costos de traslado del empleado.

Reconsideración

Si una persona solicita una reconsideración, primero debe pedirle al responsable de la toma de decisiones que reconsidere la decisión. La persona puede presentar información adicional en apoyo de su solicitud. El responsable de la toma de decisiones responderá a la solicitud de reconsideración en un plazo de 20 días hábiles si no hay circunstancias atenuantes. La participación de una persona en los procesos alternativos de resolución de conflictos (es decir, la mediación) no cumple los requisitos para presentar una demanda ante EEO o MSPB.

El Programa de Mediación

Si un empleado recibe una denegación a una solicitud de adaptación razonable o recibe una decisión sobre una adaptación alternativa, puede solicitar participar en el Programa de Mediación. Este proceso informal no afecta el plazo para iniciar los procedimientos de EEO establecidos en el Título 29 CFR, Parte 1614, ni ningún otro proceso de resolución de disputas. Para iniciar el proceso de EEO, el empleado debe llamar a la Línea de admisión de EEO de OMWI al 703.518.6325 o enviar un email a eeomail@ncua.gov dentro de los 45 días posteriores a recibir la última carta de rechazo o la carta de adaptación alternativa. El plazo para iniciar el proceso de EEO comienza en la fecha de la última carta de rechazo.

Seguimiento y notificación de información

Si el solicitante presenta la solicitud fuera del portal en línea, el responsable de toma de decisiones se asegurará de que el formulario 1686 de la NCUA adjunto se complete, firme y envíe correctamente al RAC en un plazo de diez días hábiles a partir de la decisión. Un solicitante o empleado que haya presentado electrónicamente su solicitud de adaptación razonable puede rastrear el estado de su solicitud a través del portal en línea. Si la persona ha enviado una solicitud por correo electrónico, puede rastrear su solicitud enviando un correo electrónico al RAC designado. El responsable de la toma de decisiones debe adjuntar copias de toda la información, incluida la información médica recibida, al procesar la solicitud. La NCUA debe conservar todos los registros recopilados durante el proceso de adaptaciones razonables para garantizar el cumplimiento de los requisitos de no discriminación y acción afirmativa impuestos en virtud de la sección 501 de la Ley de Rehabilitación. Los registros de la NCUA se entregarán a la EEOC a pedido. El RAC mantendrá estos registros mientras el empleado permanezca en la NCUA o durante cinco años, lo que sea más largo.

El RAC mantendrá estadísticas a efectos informativos que incluyan lo siguiente:

• El número de adaptaciones razonables otorgadas y denegadas, por tipo, solicitadas en el proceso de solicitud.
• Los puestos (serie ocupacional, grado y ubicación de la organización) de los empleados o candidatos que solicitaron adaptaciones razonables.
• La adaptación razonable específica solicitada, si la hay.
• El número de adaptaciones razonables aprobadas, por tipo, para cada puesto y el número de solicitudes denegadas, por tipo.
• Si la adaptación era necesaria para solicitar un empleo, desempeñar las funciones esenciales o disfrutar de los beneficios y privilegios del empleo.
• El nombre y el cargo del responsable de la toma de decisiones.
• Los motivos de denegación de solicitudes de adaptaciones razonables.
• El tiempo necesario para procesar cada solicitud de adaptación razonable.
• Las fuentes de asistencia técnica consultadas para identificar posibles adaptaciones razonables.

Relación entre los procedimientos y las demandas legales

Esta política se suma a las protecciones legales para las personas con discapacidades y a los recursos que ofrecen para denegar las solicitudes de adaptaciones razonables. Los requisitos que rigen la presentación de reclamaciones legales, incluidos los plazos para presentarlas, no cambian.

Una persona que opte por interponer recursos legales por la denegación de adaptaciones razonables puede elegir una de las siguientes opciones:

• Para una queja de EEO, llame a la Línea de admisión de EEO de OMWI de la NCUA al 703.518.6325 o envíe un email a eeomail@ncua.gov en un plazo de 45 días a partir de la fecha de rechazo.
• Para apelar a la MSPB, inicie la apelación dentro de los 30 días de ocurrida la acción adversa apelable, tal como se define en el Título 5 CFR 1201.3.

Servicios directos

Algunas adaptaciones requieren el uso de los servicios de otro profesional capacitado. Los tipos de servicios directos más comunes son los intérpretes de lengua de signos, subtitulación y redacción en tiempo real y asistentes personales.

1 Servicios de interpretación en lengua de señas y subtitulado en tiempo real: los intérpretes de lengua de señas y escritores de subtitulados en tiempo real facilitan la comunicación de los miembros de 23 comunidades sordas y con problemas de audición. La Oficina de Recursos Humanos administra estos servicios. Cualquier necesidad de interpretación o subtitulado que identifique el RAC o la gerencia se tramitará como cualquier otra solicitud, y los servicios se prestarán a través de la OHR. Si una región tiene un contrato individual con un servicio local de interpretación de lengua de señas o acceso a comunicación mediante traducción en tiempo real (CART), la región puede procesar la solicitud y contratar los servicios.

2. Servicios de asistencia personal (PAS): los asistentes personales son individuos que ayudan a las personas con discapacidades específicas a realizar las actividades de la vida diaria que una persona normalmente realizaría si no tuviera una discapacidad y que de otro modo no se requieren como adaptación razonable, como quitarse y ponerse la ropa, comer e ir al baño. Estos servicios no incluyen servicios médicos.

El PAS no ayuda a personas con discapacidades a desempeñar funciones laborales específicas, como revisar documentos. Los PAS difieren de los intérpretes de lengua de señas y los redactores de CART, que permiten a las personas sordas o con problemas de audición comunicarse con sus compañeros de trabajo, lo cual es necesario para desempeñar las funciones esenciales de un trabajo. Una solicitud de PAS está fuera del ámbito del proceso de adaptación razonable, ya que no es necesario que el empleado necesite el servicio para realizar la función esencial del trabajo.

La NCUA solo está obligada a proporcionar el PAS a una persona si:

• La persona es un empleado actual con una discapacidad específica;
• La persona requiere los servicios debido a la discapacidad específica;
• La persona podrá desempeñar las funciones esenciales del trabajo, sin representar una amenaza directa para la seguridad, una vez que se hayan proporcionado el PAS y las adaptaciones razonables requeridas; y
• Proporcionar PAS no supondrá una dificultad indebida para la agencia.

a. PAS durante viajes de trabajo. Cuando la asignación de viajes laborales por parte de una agencia hace que un empleado no pueda confiar en su fuente habitual de PAS tanto en el horario laboral como fuera del trabajo, la NCUA siempre debe proporcionar el PAS durante ese viaje. Además, incluso si el proveedor habitual de PAS de un empleado está disponible durante un viaje de trabajo, la NCUA debe pagar cualquier costo adicional relacionado con el suministro de PAS durante el viaje, como los costos de transporte del proveedor de PAS, como adaptación razonable. Los PAS no se requieren para que el empleado llegue al trabajo.

b. PAS en eventos patrocinados por la agencia. La NCUA debe proporcionar un PAS para que los empleados participen en eventos patrocinados por la agencia en la misma medida en que la agencia debe ofrecer adaptaciones razonables.

c. La NCUA puede usar empleados o contratistas federales para el PAS.

d. La agencia procesará las solicitudes de PAS como cualquier otra solicitud de adaptación razonable.

3. Otros tipos de asistencia directa: otras situaciones en las que un empleado puede necesitar servicios directos como adaptación pueden incluir, entre otras, a asesores laborales, ergonomistas y organizadores. La agencia procesará las solicitudes de otro tipo de asistencia directa, como cualquier otra solicitud de adaptación.

Fecha de entrada en vigor

Esta instrucción entra en vigor de inmediato y permanecerá vigente hasta que se cancele.

/s/

Larry Fazio
Director ejecutivo

Lista de recursos para adaptaciones razonables

1. Department of Defense Computer/Electronic Accommodations Program (CAP). As a partnership agency, CAP conducts assessments, provide information, referrals and assist non-DoD agencies in determining the appropriate assistive technology and assistive devices to purchase by their agency. The Disability Program Manager, which is in NCUA’s Office of Minority and Women Inclusion, is the point of contact and can be reached at 703.518.6325.

• 703.614.8416 (Voz/TTY)

2 Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo de los Estados Unidos. Brinda asistencia técnica y orientación sobre adaptaciones razonables.

• 1.800.669.4000 (voz)
• 1.800.669.6820 (TTY)
• 1.844.234.5122 (videoteléfono ASL)
• http://www.eeoc.gov/laws/types/disability_guidance.cfm

3. Red de Adaptaciones Laborales (JAN). JAN ofrece servicios de consultoría gratuitos a los empleadores federales, que incluyen consultas individuales sobre adaptaciones laborales, ayuda para cumplir con la sección 501 de la Ley de Rehabilitación, información sobre iniciativas federales y programas de contratación, y remisión a recursos federales.

• 1.800.232.9675 (Voz/TTY)
• http://askjan.org/empl/index.htm#fed

4 Centros de asistencia técnica empresarial y de discapacidad (DBTAC) ADA. El Centro ADA del Atlántico Medio brinda información, orientación y capacitación sobre la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), diseñada para satisfacer las necesidades de empresas, entidades gubernamentales, organizaciones e individuos en la región del Atlántico Medio.

• 1.800.949.4232 (Voz/TT)
• http://www.adainfo.org

5 Proyecto de asistencia técnica RESNA. RESNA es la principal organización profesional dedicada a promover la salud y el bienestar de las personas con discapacidades mediante un mayor acceso a soluciones tecnológicas.

• 202.367.1121 (Voz)
• http://www.resna.org

El siguiente formulario es solo de referencia.

Parte A: Formulario de adaptación razonable

Registro nro. ______________

Marque una opción:

• Empleado
• Candidato A

I. Información del solicitante

1. Nombre:

2. Número de teléfono donde se lo puede localizar:

3. Dirección de email:

4. Dirección postal:

5. Cargo/serie/grado del empleado:

6. Nombre del supervisor u oficina del empledo, o lugar de la vacante:

7. Fecha del pedido:

8. Documentación médica:

• Adjunta
• Previamente proporcionada
• Se proporcionará

La agencia puede requerir información/documentación razonable cuando la discapacidad y/o la necesidad de adaptaciones no sean obvias o conocidas.

1 Se necesita una adaptación razonable para: (Marque uno)

• Proceso de solicitud
• Realizar las funciones laborales o acceder al entorno laboral
• Acceder a un beneficio o privilegio laboral (p. ej., asistir a un programa de entrenamiento o evento social):

2. ¿Describa la adaptación razonable que está solicitando?

3. Tengo una deficiencia mental o físico descrita como:

4. Mi deficiencia mental o física limita en gran medida las siguientes actividades importantes de la vida:

El siguiente formulario es solo de referencia.

Parte B: Pedido de información médica

I. Información personal

1. Nombre del empleado:

2. Nombre del proveedor médico:

3. Dirección del proveedor médico:

4. Número de teléfono del proveedor médico:

II. Preguntas que ayudan a determinar si un empleado tiene una discapacidad.

1. ¿Qué es la deficiencia física o mental?

2. ¿Cómo interfieren las limitaciones del empleado con su capacidad para desempeñar las funciones del empleo o acceder a un beneficio laboral?

3. ¿Qué actividades importantes de la vida (incluidas las funciones corporales) se ven afectadas?

III. Preguntas para determinar opciones de adaptaciones eficaces.

Si un empleado tiene una discapacidad y necesita una adaptación debido a ella, el empleador debe proporcionarle una adaptación razonable, a menos que suponga una dificultad indebida. Las siguientes preguntas pueden ayudar a determinar adaptaciones eficaces:

1. ¿Tiene alguna sugerencia con respecto a posibles adaptaciones para mejorar el desempeño laboral o acceder a los beneficios del empleo?

2. ¿Cómo mejorarían sus sugerencias el desempeño laboral del empleado o lo ayudarían a disfrutar de los beneficios del empleo?

IV. Otros comentarios.

El siguiente formulario es solo de referencia.

Parte C: Formulario de adaptación razonable

Registro nro. ______________

Ingresa la siguiente información sobre el empleado o solicitante que pidió la adaptación razonable:

1. Nombre del solicitante:

2. Oficina y lugar:

3 Puesto actual o, si es un solicitante, puesto deseado de la persona que solicita una adaptación razonable (incluido el título del puesto, la serie, el grado y el cargo):

4. Adaptación razonable:

• Aprobado (ver Parte D)
• Denegada (ver más derechos en la Parte E)

5. Fecha en que se recibió el ajuste razonable:

6. Fecha en que se inició la discusión interactiva:

7. Nombre y cargo de quien recibió la solicitud inicial:

8. Fecha en que se remitió la solicitud de adaptación razonable al responsable de la toma de decisiones:

9. Nombre y cargo del responsable de la toma de decisiones:

10. Fecha de aprobadación o denegadación de la adaptación razonable:

11. Fecha en que se proporcionó la adaptación razonable:

12 Si no se cumplieron los plazos descritos en los procedimientos de adaptación razonable, explique por qué:

13. Tipos de adaptaciones razonables proporcionadas (si son diferentes de las solicitadas):

14. Comentarios.

El siguiente formulario es solo de referencia.

Parte D: Decisión sobre la solicitud de una adaptación razonable

Este documento incluirá los detalles de la adaptación otorgada a la persona.

El siguiente formulario es solo de referencia.

Parte E: Denegación de una solicitud de adaptación razonable

1. Nombre de la persona que solicita una adaptación razonable:

2. Tipo(s) de adaptación razonable solicitado(s):

3. Solicitud denegada por: (Puede marcar más de una casilla)

• Adaptación inefectiva
• La adaptación causaría dificultades indebidas
• Documentación médica inadecuada
• La adaptación requeriría eliminar una función esencial
• La adaptación requeriría reducir un estándar de desempeño o producción
• Otros (identifique) _________________________

4. Motivos detallados sobre la denegación de una adaptación razonable.

5. Si la persona propuso un tipo de adaptación razonable que se niega, pero rechazó la oferta de un tipo diferente de adaptación razonable, explique los motivos de la denegación de la adaptación solicitada y por qué cree que la adaptación elegida sería efectiva.

6 Si una persona desea solicitar la reconsideración de esta decisión, puede seguir estos pasos:

1. La persona puede solicitar la revisión de la decisión enviando una solicitud al director de la Oficina de Recursos Humanos (OHR). El director de la OHR remitirá, en un plazo de tres (3) días hábiles, la solicitud al funcionario de siguiente nivel en la cadena de mando de toma de decisiones que no participó en la tramitación de la solicitud original. El candidato o empleado debe solicitar dicha revisión dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a recibir la decisión escrita.
2. Si no hay circunstancias atenuantes, el funcionario revisor debe tomar una decisión dentro de los cinco días hábiles posteriores a recibir la solicitud.

7 Una persona que opte por interponer recursos legales por la denegación de adaptaciones razonables puede elegir una de las siguientes opciones:

1. Para presentar una queja de EEO, llame a la Línea de admisión de la Oficina de Inclusión de Minorías y Mujeres de la NCUA al 703.518.6325 en un plazo de 45 días a partir de la fecha de recepción de la denegación.
2. Para realizar un reclamo de convenio colectivo, presente una queja por escrito de acuerdo con las disposiciones del Convenio Colectivo; o
3. Para apelar ante la Junta de Protección de Sistemas de Mérito (MSPB), esta debe iniciarse dentro de los 30 días posteriores a la acción adversa apelable, tal como se define en el Título 5 CFR 1201.3.

Declaración de la Ley de Privacidad

La Ley de Rehabilitación de 1973, 29 U.S.C. § 791 y EO 13164 autorizan la recopilación de esta información. El uso principal de esta información es considerar, decidir e implementar solicitudes de adaptaciones razonables. Otras divulgaciones de la información pueden ser: al personal médico para atender una emergencia médica genuina; a otra agencia federal, un tribunal o una parte en un litigio ante un tribunal o en un procedimiento administrativo llevado a cabo por una agencia federal cuando el Gobierno es parte en un procedimiento judicial o administrativo; a una oficina del Congreso del registro de una persona en respuesta a una consulta de la oficina del Congreso hecha a solicitud de la persona; y a un examinador de apelación de queja autorizada, examinador de quejas formales, juez administrativo, investigador de igualdad de oportunidades en el empleo, árbitro u otro funcionario debidamente autorizado que investigue o resuelva una queja o apelación presentada por un empleado.

Ley de No Discriminación por Información Genética de 2008 (GINA)

La Ley de No Discriminación por Información Genética de 2008 (GINA) prohíbe que los empleadores y otras entidades cubiertas por el Título II de la GINA soliciten o exijan información genética de una persona o familiar de la persona, excepto según lo permita esta ley. Para cumplir con esta ley, le pedimos que no proporcione información genética al responder a esta solicitud de información médica. La "información genética", tal como la define la GINA, incluye los antecedentes médicos familiares de una persona, los resultados de las pruebas genéticas de una persona o un familiar, el hecho de que una persona o un familiar de una persona haya solicitado o recibido servicios genéticos, y la información genética de un feto portado por una persona o un familiar que recibe servicios de reproducción asistida.